ASSISTANT ADMINISTRATIF POLYVALENT H/F

Type de contrat : CDD 3 mois renouvelable

Lieu : MAROLLES SUR SEINE

Ce rôle hybride exige une grande polyvalence, mêlant gestion rigoureuse des dossiers et sens du service client.
Attributions en matière d’accueil et d’organisation :

• Accueillir le public
• Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger
• Prendre des rendez-vous
• Prendre des messages
• Orienter vers le bon interlocuteur

Responsabilités en matière de sécurité :

• Respecter les consignes de sécurité

Attributions dans les relations aux clients :

• Se présenter et présenter l’entreprise, auprès des clients, en adéquation avec l’image de l’entreprise
• Créer la fiche client à la première prise de contact puis la mettre à jour
• Prendre des rendez-vous avec clients
• Répondre aux courriers électroniques et demandes client (appels téléphoniques)
• Saisir et envoyer les devis, enregistrer les commandes, envoyer les factures, les propositions de contrat
• Relancer les devis clients
• Fidéliser la clientèle via le process « suivi commercial »
• Renouveler les contrats
• Constituer les dossiers de lancement et de gestion des appels d’offres d’un point de vue administratif
• Préparer les dossiers de consultation, de concours et les appels publics à la concurrence
• Assurer, le cas échéant, la fonction de tuteur ou de maître d’apprentissage.
• Prévenir les clients du passage des équipes
• Envoyer les questionnaires de satisfaction clients et les relancer
• Lister les clients ayant donné leur accord de droit à l’image et organiser les rendez-vous clients pour prises de vue et vidéos de fin de chantier
• Entretenir son espace de travail
• Traitement du courrier postal
• Transférer les devis signés en commande

Attributions préparation des éléments comptable :

• Suivre et relancer les paiements clients.
• Enregistrement et classements des justificatifs et factures fournisseurs
• Exporter les fichiers pour envoi au cabinet comptable
• Vérification des transactions bancaires
• Enregistrement des règlements clients dans le logiciel métier
• Suivre les relances fournisseurs
• Participer aux fournitures de pièce pour la clôture des bilans

2. Compétences

Savoir :

• Notions en droit commercial
• Notions en marchés privés et publics (consultations, acteurs…)
• Normes rédactionnelles
• Modalités d''accueil
Savoir-faire :

• Rédiger un courrier, un mail
• Prendre des messages
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
• Planifier des rendez-vous
• Rédiger un rapport, un compte rendu d''activité
• Assurer la gestion administrative de l’activité commerciale
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Classer des documents
• Utiliser les outils bureautiques
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Respecter les règles et les procédures
• Utiliser l’outil de gestion commercial Jardicontact et plateforme comptable
• Faire un devis en partant des informations techniques et métrées données par le conducteur de travaux

Savoir-être :

• Appliquer les règles de savoir vivre et de politesse
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de méthode
• Faire preuve de réactivité
• Être doté d’un bon relationnel, avoir le sens de l’accueil et de la représentation de l’entreprise,
• Avoir l’esprit d’équipe,
• Être autonome,
• Anticiper
• Savoir être discrète
• Faire preuve de dynamisme et d’efficacité
• Être polyvalente
• Être force de proposition

Référence : SMEH-04110

Personne à contacter : Hocine BOUZINE

Adresse électronique : h.bouzine@capemploi77.fr