ASSISTANT(E) ADMINISTRATION DES VENTES

Type de contrat : CDI

Lieu : BAILLY-ROMAINVILLIERS

Contexte et missions générales :
Dans le cadre de son développement, notre organisme de formation recherche une Assistante ADV pour renforcer son pôle administratif dédié à la gestion des formations présentielles. Sous la supervision directe de la Responsable ADV, l’Assistante ADV aura pour mission principale d’assurer le suivi administratif des ventes, la relation entre les clients et les formateurs, et le suivi des factures clients, tout en garantissant un lien fluide entre les équipes commerciales et opérationnelles.

Missions principales :
1. Support à l’administration des ventes
• Assister la Responsable ADV dans toutes ses tâches quotidiennes liées à la gestion administrative des sessions de formation.
• Saisir les sessions, les participants, et les éléments contractuels dans l’outil QUEOVAL (Back-office).
• Éditer les documents contractuels (conventions, convocations, feuilles d’émargement, attestations, etc.).
• Gérer les inscriptions et mises à jour des dossiers clients.
• Participer à l’organisation logistique des sessions (réservations de salles, équipements, etc.).

2. Facturation et suivi des paiements
• Assurer le suivi des règlements (relances, vérifications des paiements, mise à jour des états de facturation).
• Relancer les clients en cas de retard de paiement (relances téléphoniques ou par mail).
• Mettre à jour le tableau de suivi de la facturation.

3. Lien avec les formateurs
• Transmettre les informations logistiques et administratives aux formateurs.
• Collecter les documents nécessaires à la bonne réalisation des sessions (supports, feuilles de présence, bilans…).
• Veiller au bon retour des éléments nécessaires à la clôture administrative de la session.

4. Interface avec le service commercial
• Collaborer étroitement avec les commerciaux pour s’assurer de la bonne transmission des informations clients.
• Vérifier la cohérence des données transmises avec les attentes des clients et du service formation.
• Participer ponctuellement à la rédaction ou au suivi d’offres simples.

Profil recherché :
Compétences techniques :
• Maîtrise du logiciel QUEOVAL, notamment la partie back-office vente (exigé ou à forte valeur ajoutée).
• Bonne connaissance des process administratifs liés à la formation professionnelle.
• Aisance avec les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
• Connaissance des exigences réglementaires (CPF, OPCO, etc.) est un plus.

Savoir-être :
• Sens aigu de l’organisation et rigueur administrative.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.
• Excellentes qualités relationnelles (clients, formateurs, équipe commerciale).
• Proactivité, esprit d’initiative, et autonomie.
• Diplomatie et réactivité en cas d’aléas.

Niveau d’expérience souhaité :
• Expérience significative dans un poste similaire en administration des ventes ou gestion de la formation.
• Expérience dans le secteur de la formation professionnelle fortement appréciée.

Conditions de travail :
• Escalier pour accéder au bureau
• CDI temps plein 35h00
• Rattachement hiérarchique : Responsable ADV
• Salaire : 1850 euros brut

Référence : SMEH-03979

Personne à contacter : Geoffrey LAVEISSIERE-LAHEUX

Adresse électronique : g.laveissierelaheux@capemploi77.fr